Jak zadbać o porządek w skrzynce mailowej?

Czy jesteś w stanie wykonywać swoje obowiązki służbowe bez poczty elektronicznej? Jeżeli spędzasz większość dnia za biurkiem, zakładam, że odbierasz i odpisujesz na dziesiątki maili dziennie. Być może nawet pochłania to większość Twojego czasu. Jak zatem ujarzmić swoją skrzynkę? Jak sprawić, aby praca na mailach była mniej bolesna, a bardziej efektywna?

Skrzynka mailowa stała się nieodłączonym narzędziem współczesnej pracy. Ale to wcale nie oznacza, że jest ona dla nas zbawienna. Wręcz przeciwnie.

Czy wiesz, że:

  • Przeciętny pracownik w Stanach Zjednoczonych poświęca na pracę nad wiadomościami służbowymi ponad 3.2 godziny dziennie
  • W tej samej ankiecie, 80 proc. respondentów przyznało się do sprawdzania poczty jeszcze przed przyjazdem do biura, a 30 proc. sprawdza skrzynkę tuż po przebudzeniu
  • Potrzebujemy ponad minutę, żeby wrócić do pracy nad zadaniem, będąc rozproszonym po przeczytaniu wiadomości elektronicznej

Wystarczy kilkanaście maili dziennie, żeby sparaliżować normalny tok pracy. Niestety z doświadczenia i rozmów, wiem, że napływa ich stanowczo za dużo. Tylko podczas krótkiego lunchu mój partner biznesowy dostał ponad 30 istotnych wiadomości! Maile można oczywiście na chwilę zignorować, ale to tylko przesunie problem w czasie… podczas którego będą napływać kolejne wiadomości! W skrzynce robi się bajzel, a my zaczynamy się zastanawiać, czy oby nie ignorujemy jakieś istotnej informacji, czy oby o czymś nie zapomnieliśmy.

Maile potrafią rozbić nasz „flow” nie tylko przez swoją ilość. Każda wiadomość niesie za sobą również pewien ładunek emocjonalny. W treści może kryć się pochwała, docenienie naszych starań, ale równie dobrze nagana, czy przypomnienia o nadchodzących terminach. Skrzynka to również ulubione narzędzie dla naszych przełożonych do delegowania zadań, a dla innych pracowników – do przesyłania łańcuszków, które pewnie w ogóle nie musiałyby do Ciebie trafić. Chcąc nie chcąc, reagujemy emocjonalnie na większość wiadomości, a to także wpływa na naszą produktywność.

O ile sposób, w jaki reagujemy na bodźce zewnętrzne, jest bardzo indywidualny i zależy od dziesiątków czynników, tak z pierwszym problemem, czyli lawiną maili, jesteśmy w stanie w miarę sprawnie sobie poradzić.

Z pomocą przychodzi metoda Inbox Zero

Gdybyście spojrzeli na moją skrzynkę e-mail, z pewnością zauważylibyście ciekawą rzecz (dla niektórych niezrozumiałą). Główny folder wiadomości przychodzących, czyli „inbox”, jest przez większość czasu pusty. Nie ma w nim żadnych maili. To nie znaczy, że w mojej skrzynce nie ma w ogóle żadnych wiadomości. Oczywiście, że są (jest ich wręcz za dużo :-)). Nie pozwalam jednak, żeby przychodzący mail zagrzał tam miejsce na dłuższy czas. W końcu jego przeznaczeniem jest służyć mojej produktywności, nie zaś dręczyć swoją obecnością. Zanim zagłębie ten wątek, chciałbym podkreślić (choć pewnie już to wiesz), że „inbox zero” to koncepcja, która liczy sobie już kilka parę ładnych lat, a do jej sformalizowania przyczyniła się metodologia „Getting Things Done”.

Po co czyścić skrzynkę przychodzącą z wiadomości? Głównie po to, żeby przestać zastanawiać się, czy któryś z maili leżących na kupce innych nieprzeczytanych/nieodpowiedzianych wiadomości, jest ważny/pilny/wymagający natychmiastowej reakcji. Chodzi o spokój ducha i umysłu, o możliwość odłączenia się od programu pocztowego i całkowite skupienie się na priorytetowych zadaniach. Jedno Ci mogę obiecać – jeżeli stosujesz się do koncepcji „inbox zero”, a Twoja skrzynka jest aktualnie pusta, możesz mieć 100% pewność, że o niczym nie zapomniałeś, że niczego nie pominąłeś (a przynajmniej w stosunku do zadań delegowanych drogą mailową). Swoją energię możesz przeznaczyć na pracę, nie zaś na martwienie się, czy wszystko jest pod kontrolą.

Mógłbyś powiedzieć, że tak naprawdę takie stałe czyszczenie skrzynki, oznacza dodatkowy nakład pracy; że lepiej trzymać wszystko na jednej kupce, bo przynajmniej się nie zgubi. Jeżeli taki model pracy Ci odpowiada, to oczywiście nie mam nic do tego. Zastanów się tylko czy wszystkie swoje papiery – faktury, notatki, umowy, ważne ustalenia, szkice itp. – trzymasz na biurku na jednej kupce? Czy nie logiczne jest rozdzielenie ważniejszych dokumentów i posegregowanie ich w odpowiednie kategorie? A czy nie jeszcze lepiej skatalogować je do konkretnych, łatwo rozpoznawalnych folderów? Czy patrząc na swoje biurko, odczuwasz większy spokój, kiedy jest ono uporządkowane (a może wręcz puste?), czy może gdy panuje na nim całkowity rozgardiasz? Cóż, ja należę do tej pierwszej grupy. Takie samo podejście stosuje właśnie do skrzynki wiadomości przychodzących.

Krok po kroku – jak stosować się do „Inbox zero”?

  1. Przede wszystkim musisz wypracować nawyk natychmiastowej reakcji na wiadomość po jej odczytaniu. Nie namawiam Cię do wchodzenia na pocztę za każdym razem, gdy usłyszysz lub zobaczysz powiadomienie na ekranie (o tym za chwilę). Ale gdy już otworzysz danego maila, absolutnie nie czytaj go tylko, po to żeby za chwilę go odłożyć na bok. W ten sposób przyczyniasz się tylko do jeszcze większego bałaganu i zamieszania.
  2. Gdy otworzysz maila, podejmij decyzję, co zrobisz z nim w następnej kolejności. Opcji z grubsza jest trzy:
    • odpowiadasz – jeśli zajmie Ci to np. 2-3 minuty. Jeżeli to istotna wiadomość, którą chciałbyś zachować, możesz ją przenieść do folderu „Archiwum” lub innego podobnego.
    • delegujesz – w przypadku gdy napisaniem odpowiedzi lub danym zadaniem powinien zająć się ktoś inny. Jeżeli potrzebujesz skontrolować osobę, czy wywiązała się z postawionego przez Ciebie zadania, przenieś tę wiadomość do osobnego folderu, np. „Zdelegowane”.
    • odkładasz na później – jeśli zadanie jest zbyt czasochłonne lub nie posiadasz na tym wszystkich informacji, aby w sposób kompetentny zająć się daną sprawą. W tym przypadku mail powinien trafić do odpowiedniego podfolderu, np. „Zadania do wykonania” i najlepiej dodatkowo na twoją papierową lub elektroniczną listę zadań.
  3. Na dzień dobry oczywiście kasuj spam/newslettery/maile, których po prostu nie zamierzasz czytać dalej.

I tyle! To naprawdę aż tak proste. Gdy zaglądasz do skrzynki i otwierasz maila, od razu decydujesz co z nim zrobić. W efekcie poczta momentalnie znika ze skrzynki inboxowej. A kiedy potrzebujesz odszukać interesującą Cię wiadomość, wiesz gdzie zajrzeć – do archiwum, zadań do zrobienia lub zadań zdelegowanych.

Jak przystąpić do czyszczenia skrzynki, jeśli panuje w niej totalny bałagan?

Mogę sobie tylko wyobrazić, że jeśli przez dłuższy okres czasu gromadziłeś maile w jednym miejscu, teraz panuje tam istny chaos. Co zrobić z takim bałaganem? Mógłbyś oczywiście cierpliwie przechodzić wiadomość po wiadomości i przenosić ją do odpowiedniego folderu, ale umówmy się – kto ma na to dzisiaj czas? (Będę to podkreślać za każdym razem – nadrzędnym celem wszelkich technik i systemów produktywności powinno być zyskanie czasu, a nie nakładanie dodatkowych obciążeń i narzutów). Temat można załatwić jednym prostym ruchem:

  1. Załóż specjalny folder, np. „Archiwum”, „Do przejrzenia” lub tym podobny.
  2. Przerzuć tam wszystkie maile ze swojego inboxa.
  3. Przefiltruj jedynie wiadomości z ostatnich 14-30 dni – tych, na których możesz pracować w najbliższym czasie i będziesz je chciał uporządkować.
  4. Wybrane maile skataloguj w odpowiedni folderach.

W ten sposób w bardzo krótkim czasie wyczyścisz swoją skrzynkę, a na dodatek w razie potrzeby szybko odnajdziesz wiadomość z odmętów przeszłości. Od tej chwili nic już nie będzie stało na przeszkodzie, aby efektywnie stosować technikę „Inbox zero”.

Jeżeli dotarłeś do końca mojego pierwszego wpisu, to po pierwsze bardzo Ci dziękuję :-), a po drugie będę ogromnie wdzięczny za pozostawienie komentarza. Czy zainteresowały Cię zawarte w tym artykule porady? Czy uważasz je za pomocne i planujesz wdrożyć je w życie? Zachęcam również do podzielenia się swoimi najlepszymi praktykami. Z góry dziękuję!

Share this:

Niestrudzenie dążę do rozwoju, zwiększania swoich umiejętności i bycia lepszym człowiekiem. Piszę swojego bloga. Nagrywam vlogi. Uczę się programowania. Pracuję w PR i marketingu. Jestem wielbicielem skreślania zadań ze swoich list to-do.

  • Prognet P.

    Na początku byłem sceptycznie nastawiony („a po co to komu, przecież teraz jest dobrze”), ale teraz nie wyobrażam sobie żeby nie czyścić do 0 – człowiek czuje większą kontrolę etc. Choć to pewnie też kwestia liczby otrzymywanych maili dziennie, ostatnio właśnie liczba otrzymywanych maili zwiększyła mi się z 5-10 do 20-40.

    • U siebie zauważyłem, że im więcej maili dziennie dostaję, tym większa potrzeba czyszczenia skrzynki do zera.